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業務支援システムコンサルテーション概要 |
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昨今、お会社におかれても、パソコン導入・e-mail活用ホームページ開設が進んでおります。人材においても、個人でのパソコン投資や教育機関でのパソコン講座などで社内のパソコン習熟度も向上しています。
スピード・競争力のキーワードにはIT化は不可欠な要素と多くの方がお考えと存じます。全体的にはお会社内のITは急速に進んでいるようですが、活用度の低いホームページや、セキュリティ・運営ルールの甘いネットワークセクションや用途ごとに導入したシステム（コンピューターやアプリケーション）より、操作習得の時間ロスや入力作業ロスなどが気になります。
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このコンサルテーションは、現システムの課題を抽出するために現場・経営双方からヒアリングを 行い問題点を洗い出し、お会社のシステムの効率化・均一化また、今までシステム化（IT化）を図りがたい業務のシステム化含めシステム全体の統合を目指すことを目的としています。
ホームページやシステム導入が進んでいないお会社の方は、効率的なIT投資のためのコナルテーションも行います。
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業務支援システム導入事例 松下電器・協栄会様 KIC'S |
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松下電器・協栄会様 業務支援システムKIC’S開発実績のご紹介を元にご案内
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■KIC'Sとは・・・
KIC‘Sとは、松下電器・協栄会事務局の研修事業を、研修科目作製や会員企業からの受講申込み受付・研修で必要な運営資料の作成、受講料の管理や協栄会事業の経営判断に利用する試算資料・財務資料製作までをシステム化した業務支援アプリケーションです。
重複する作業を軽減し各システムを統合化・統一化することにより、松下電器・協栄会の研修業務の標準化と効率化を支えています。
特に従来ＦＡＸで受付ていた申込み作業を、松下電器・協栄会ホームページ「ＷＡＶＥ」から、オンライン申込みをしていただくことによりデータの自動取り込みが可能となり、入力時間の大幅な削減を達成すると共に、研修責任者様に宛てて郵送させていただいていた請求書関連の書類を、メールPDF添付で行なうことで郵送料及び用紙費用の削減に加え、書類印刷・送付準備の時間軽減という大きな実績を残しています。
事務管理業務の標準化・作業の均一化を図ることにより、人材の登用配置を柔軟に行えるようになり 従来ありがちな業務間の障壁を排除でき業務全体のスピード化以上に「人」を業務課題への積極的な取り組める時間創造へシフトしています。
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■業務支援システム導入以前の研修業務の流れ
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【課題】
- ソフトウェアがネットワーク対応でないため、各PCで入力したデータを共有することができない。
- ソフトのインターフェイスが使いにくく、操作を習得するのが難しい。
印刷イメージを確認できないため、仕損じが多い
- 各種帳票はすべて郵送で発送、研修申込みはすべてFAXで受け付けたものを手入力するため、研修受付時期は業務が繁忙となり、アルバイトの採用が必要。
- 研修ソフトと会計ソフトが連動していないため、入金入力や確認作業が二度手間となる。
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| ■業務支援システムコンサルテーション ソリューションの方針 |
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- 業務の無駄な工数を減らし、ルーチンワークを効率化する。
- 初心者でも、覚えやすい操作性により、ケアレスミスの軽減。
- 旧システムからKIC’Sへのスムーズな移行。
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■KIC'Sの主な機能ポイント
研修受講申込み受付から研修開講に必要な帳票の生成、請求書など会員会社様に送付が必要な帳票のメール添付での送付、会議用受講状況分析資料の出力、入金確認及び市販会計ソフトへの出力など、研修にまつわる業務のデータを保存し、帳票を自動生成。 入力の手間をはぶき、ミスを軽減することにより業務効率の向上をはかります。
- ソフトウェアをネットワーク対応にし、情報の共有と複数ユーザが同時に利用できるよう改善。
- 使い勝手の良いインターフェイスに。業務の流れごとにメニューボタンを設置し、初心者でも覚えやすい画面に改善。
- 印刷プレビューを確認して、印刷可能。分析資料はCSVファイルで出力。出力後自由に編集可能。
- Webとの連動で、入力業務を大幅削減。
- 郵送物をメール送信に切替、郵送準備業務を削減。
- 開講前の受講者へのお知らせメール送信。受講忘れを防ぎます。
- 会計ソフトとの連動により、入金入力の手間を1度に削減。
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| ■KIC’S システム概要図
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業務支援システムの運用とソリューション |
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【システム開発まで】
- 業務のおおまかな流れと現在の問題点をうかがいます。
- ヒアリングを元に、ソリューションをご提案いたします。
- 開発方針を固め、再度業務について詳細ヒアリングを行ないます。
- 詳細ヒアリングを元に、フローチャートと画面イメージを作成し確認いただきます。
- 確認後、ソフトウェア制作作業、ソフトウェア納品前機器導入など環境整備を行ないます。
【操作マニュアル・レクチャー】
丁寧な操作マニュアルを作成。日・英・中 マニュアル制作可能です。操作担当者様へ利用法のレクチャー、電話サポート。
【定例会議の開催】
操作のご質問・トラブル エラーのご対応を保守とします。
また、月に1度定例会議を開き、ソフトウェアのご利用状況についてヒアリングさせていただきます。
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最後に 松下電器・協栄会様よりKIC'Sの導入について |
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KIC‘Sは松下電器・協栄会事務局の核となる業務のIT化の象徴です。
松下電器・協栄会は、KIC’Sを導入することにより削減された経費と時間を協栄会社の皆様に、よりご満足いただけるサービスの開発と人にしかできない仕事の追求に役立ててまいります。
KIC'Sが協栄会に参加される全てのお会社の更なるIT化に寄与することを切に願います。
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